HỘI NGHỊ KHOA HỌC THƯỜNG NIÊN TRUNG TÂM CƠ XƯƠNG KHỚP, BỆNH VIỆN BẠCH MAI 2024
Hướng Dẫn Soạn Báo Cáo Khoa Học
Hướng dẫn chuẩn bị và mẫu báo cáo khoa học trọng hội nghị khoa học thường niên CFR 2024
Những điểm cần hoàn thành và thời hạn
Bên dưới là danh sách những điểm quan trọng bạn cần liệt kê và thực hiện đúng hạn, giúp đảm bảo việc hoàn thiện đúng thời hạn trước ngày hội nghị.
| Mục | Thông tin liên quan |
| Chuẩn bị bài thuyết trình bằng miệng/áp phích theo hướng dẫn | Tham khảo các hướng dẫn tương ứng bên dưới |
| Mẫu bài trình bày miệng dùng cho báo cáo tại hội nghị | Tải xuống mẫu bài trình bày miệng |
| Mẫu trình bày Poster dùng dùng cho báo cáo | Tải xuống mẫu trình bày poster |
| Lịch trình bày poster/số định danh của poster | Tham khảo các hướng về poster tương ứng bên dưới |
| Câu hỏi liên quan đến bài trình bày của mình? | Liên hệ với Ban tổ chức CFR 2024 |
| Chuẩn bị chủ tọa phiên khoa học trong hội nghị | Tham khảo các hướng dẫn liên quan vởi chủ tọa bên dưới |
Hướng dẫn chuẩn bị bài báo cáo
CFR 2024 được tổ chức dưới hình thức hội nghị tại chỗ, trực tiếp hoàn toàn. Vì vậy, tất cả các báo cáo viên (BCV) đều phải có mặt trực tiếp để trình bày bài báo cáo của mình.
Hướng dẫn chuẩn bị báo cáo miệng
Các thông tin dưới đây dành cho tất cả các bài trình bày bằng miệng, bao gồm cả cách chuẩn bị bài báo cáo của bạn. Bạn cần đọc kỹ và hiểu những hướng dẫn này trong quá trình chuẩn bị bài trình bày của mình.
Mẫu, định dạng bài trình bày
Tất cả báo cáo viên trình bày báo cáo khoa học tại hội nghị đều nên sử dụng mẫu bài trình chính thức của hội nghị khi chuẩn bị bài báo cáo của mình vì mẫu này đã được định dạng sẵn tỷ lệ 16:9 và các thông số khác, phù hợp với khung hình của màn chiếu trong hội nghị.
Độ dài bài thuyết trình
Vui lòng tham khảo thời gian bài báo cáo của mình được ấn định trong chương trình để biết thời lượng của bài báo cáo của bạn. Điều này giúp bạn không bị trình bày vượt qua thời gian, khiến bạn không phải rút ngắn nội dung, trình bày quá nhanh, không đủ ý làm giảm giá trị bài trình bày.
File PowerPoint
Các BCV sử dụng máy tính MAC (máy tính của công ty Apple và hệ điều hành Macintosh) cần kiểm tra trước khi đến hội nghị, đảm bảo các file báo cáo, dữ liệu của bạn tương thích với với các máy tính PC (Máy tính sử dụng hệ điều hành Microsoft Windows). Ban tổ chức hội nghị dự kiến các BCV sẽ sử dụng hệ điều hành Microsoft Windows. Vui lòng cho chúng tôi biết ngay nếu bạn sử dụng hệ thống máy MAC để soạn thảo và báo cáo.
File hình, ảnh và âm thanh
Nếu BCV có các file video hoặc file âm thanh trong bài trình bày PowerPoint, vui lòng chèn các file này và kiểm tra xem tất cả các file này có chạy được bình thường trong chế độ trình chiếu hay không. Để đảm bảo bài trình bày của bạn đầy đủ, tốt và hiệu quả nhất, bạn cần làm những việc sau đây:
– Tạo một thư mục riêng, tạm gọi là thưc mục trình chiếu, cho bài thuyết trình của bạn và đặt cho thư mục đó một tên dễ nhớ, chẳng hạn: “Bao Cao Tai CFR 2024”.
– Đặt hoặc sao chép tất cả các file được sử dụng trong bài trình bày của bạn vào thư mục này. Các file này bao gồm tất cả các hình ảnh, video, âm thanh hoặc bất kỳ file nào được sử dụng trong bài trình bày của bạn.
– Sau khi đã tập hợp đủ toàn bộ các file cần sử dụng vào thư mục chứa file báo cáo, như ví dụ ở trên (“Bao Cao Tai CFR 2024”), bạn hãy tạo lại bất kỳ liên kết nào từ những slide cụ thể để đến file, cần sử dụng trong phần trình bày tương ứng trong báo cáo, nằm trong thư mục trên (các file này thường là các file video, âm thanh hay một file chạy). Bạn nhớ lưu lại bài thuyết trình sau khi hoàn thành các kết nối file.
Khi chèn các file vào bài trình bày, chọn “Link to file”, xuất hiện khi chọn nút Link (Kết nối), sẽ giúp làm giảm kích thước file trình chiếu. Tuy nhiên, nếu sử dụng lựa chọn này, BCV cần phải sao chép toàn bộ thư mục trình chiếu chứa tất cả các file và chuyển sang máy tính sử dụng để trình chiếu (máy của Ban tổ chức hội nghị).
Một lợi thế khác của cách làm này là trong trường hợp file Powerpoint gặp trục trặc thì BCV vẫn có khả năng truy cập vào các file âm thanh, hình ảnh… gốc.
Chạy thử bài trình bày
BCV nào có nhu cầu cầu chạy thử, kiểm tra nội dung báo cáo trước bài thuyết trình của mình có thể được tiến hành tại khu vực chuẩn bị cho báo cáo viên và nên thực hiện ít nhất 2 giờ trước khi phiên báo cáo bắt đầu. Tất cả các bài thuyết trình sẽ được đội kỹ thuật của hội nghị kết nối qua hệ thống mạng/máy tính tới/tại các hội trường thuyết trình. Do đó, để đảm bảo bài trình bày suôn sẻ, BCV nên đảm bảo bài thuyết trình của mình được chạy thử trước thời điểm trình bày chính thức. BCV được khuyến cáo không sử dụng máy tính xách tay hoặc USB của riêng mình để kết nối và trình bày. BCV có nhu cầu kiểm báo cáo xin liên hệ với Ban tổ chức hội nghị tại khu vực chuẩn bị cho BCV.
Thông tin phiên báo cáo
Bài báo cáo của BCV sẽ được trình bày trực tiếp tại hội trường. Các câu hỏi của khán giả sẽ được Chủ tọa đoàn của phiên báo cáo kiểm duyệt và điều phối. Bạn được yêu cầu phải có mặt trong suốt phiên báo cáo của mình và tham gia phần Hỏi đáp trực tiếp.
Khu vực chuẩn bị cho báo cáo viên
Các BCV có nhu cầu chạy thử báo cáo vui lòng đăng ký tại khu vực chuẩn bị cho diễn giả trước buổi thuyết trình của mình (ít nhất 3 giờ trước khi buổi thuyết trình của mình bắt đầu). Bài thuyết trình của BCV sẽ được kiểm tra, sau đó được tải vào mạng/máy tính để có sẵn trong hội trường được chỉ định của BCV.
Báo cáo viên phải làm gì vào ngày báo cáo
Hãy rà soát và hoàn thành danh sách kiểm tra dưới đây để đảm bảo BCV đã chuẩn bị sẵn sàng tốt nhất cho bài thuyết trình của mình.
– Đảm bảo BCV có đầy đủ các file (file báo cáo powerpoint, các file phụ trợ) được mang theo. Tốt nhất là BCV hãy chạy thử file báo cáo với tổ hỗ trợ kỹ thuật tại phòng chuẩn bị cho BCV.
– Có mặt tại phòng/hội trường được chỉ định của BCV ít nhất 20 phút trước khi phiên báo cáo của BCV bắt đầu.
– Đảm bảo rằng bạn ngồi ở phía trước của phòng/hội trường (hàng ghế đầu gần bục thuyết trình hoặc bàn đầu tùy thuộc vào số lượng BCV trong phiên báo cáo của bạn).
File mẫu bài báo cáo miệng:
Hướng dẫn chuẩn bị báo cáo áp phíc (Poster)
Lưu ý:
– Tất cả các báo cáo dạng áp phích (poster) báo cáo tại CFR 20204 sẽ được trình bày ở định dạng in truyền thống. Không có bất kỳ định dạng nào khác như màn hình áp phích kỹ thuật số, màn hình ảo…
– Thông tin nhận dạng cho poster của BCV sẽ được Ban tổ chức xác nhận khi gần tới ngày diễn ra hội nghị.
Thông tin dưới đây dành cho tất cả các bài thuyết trình áp phích.
Hướng dẫn trình bày poster
– BCV cần phải đọc kỹ và hiểu những hướng dẫn này trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình poster của mình.
– Như lưu ý ở trên, poster báo cáo tại CFR 2024, sẽ được trình bày ở dạng in truyền thống. Không có poster nào sẽ được trình bày dưới dạng kỹ thuật số, hình ảo…. BCV không cần phải gửi trước poster của mình cho Ban tổ chức.
Định dạng poster
– Kích thước poster chính thức cho CFR 2024 là khổ A0, khổ dọc (cao 1.189 mm và rộng 841 mm – kích thước tối đa).
– Mỗi poster được phép trình bày với số lượng 1 tờ A0.
– BCV cần phải chuẩn bị poster của mình với kích thước chính xác theo quy định của Ban tổ chức. Việc sử dụng nhiều tờ giấy có kích thước nhỏ hơn để trình bày là không phù hợp.
Mẫu poster
Ban tổ chức khuyến cáo tất cả BCV trình bày poster nên sử dụng mẫu chính thức của hội nghị khi chuẩn bị poster của mình. Tuy nhiên, điều này không bắt buộc. Mẫu poster chính thức đã được thiết kế có khổ A0, kiểu dọc.
Thông tin poster
– Tất cả BCV có poster trình bày tại hội nghị có trách nhiệm in và chuẩn bị poster trước khi đến hội nghị.
– Xin lưu ý, Ban tổ chức hội nghị CFR 2024 sẽ không thể in poster của BCV tại chỗ.
– Không gian trình bày cho poster của BCV là khổ A0, với chiều dọc (cao 1.189 mm và chiều rộng 841 mm – cũng là kích thước tối đa).
Xin lưu ý thông tin nhận dạng rõ ràng là rất cần thiết cho poster.
– Poster sẽ được trưng bày trên các bảng đứng tại khu trình bày poster.
– BCV nên mang theo các miếng dính (Velcro) để gắn poster lên bảng vì bảng trình bày poster sẽ được thiết kế tương thích với miếng dính.
– BCV có thể chuẩn bị bản tóm tắt về nghiên cứu của mình, ví dụ bản tóm tắt/bản sao poster khổ A4, để sẵn cạnh áp phích hoặc danh thiếp của BCV dành cho người đọc nếu có người quan tâm, muốn liên hệ với BCV sau hội nghị. Những tài liêu này sẽ được đặt trong túi tài liệu (clear bag, file đựng tài liệu…, được gắn trên bảng, liền với poster của BCV (BCV có trách nhiệm chuẩn bị túi đựng tài liệu này).
Trình bày poster
BCV trình bày poster được yêu cầu phải có mặt trong thời gian nghỉ giữa các phiên báo cáo khoa học, thời gian trình bày poster, buổi sáng và/hoặc buổi chiều, vào ngày được Ban tổ chức yêu cầu.
Đây là khoảng thời gian các đại biểu xem poster, có thể có các tương tác với các tác giả để thảo luận, đặt câu hỏi về nghiên cứu của BCV.
Lịch trình bày poster/số trình bày của poster
– Danh sách, số nhận dạng của các poster trong các piên trình bày sẽ được Ban tổ chức thông báo và xác nhận với BCV.
– Poster sẽ được trưng bày tại khu trình bày và báo cáo poster.
– Poster sẽ được trình bày trong một phiên/ngày và sẽ được luân chuyển theo phiên/hàng ngày trong suốt thời gian hội nghị tùy thuộc vào số báo cáo được duyệt và sẽ do ban tổ chức sắp xếp.
Thời gian treo poster được trình bày
– Poster phải được treo trước 08h00 mỗi buổi sáng và lấy xuống không muộn trước 17h00 mỗi chiều.
– Những poster chưa được gỡ bỏ trước thời điểm này sẽ được Ban tổ chức gỡ xuống và tập hợp tại bàn đăng ký để tác giả nhận lại. Tất cả các poster không được tác giả nhận lại trước 17:00 Chủ nhật, ngày 12 tháng 10 sẽ bị hủy bởi Ban tổ chức.
File mẫu trình bày poster:
Hướng dẫn của chủ tọa
Xin vui lòng xem hướng dẫn chi tiết dưới đây để thực hiện chủ tọa và điều hành các phiên báo cáo khoa học được sắp xếp một cách hiệu quả nhất.
Hướng dẫn cho chủ tọa
Chủ tọa có thể được mong đợi những gì trong ngày này?
– Phòng hội nghi cho phiến báo cáo sẽ được bố trí, sắp đặt đầy đủ và sẵn sàng cho phiên điều khiển khi chủ tọa có mặt.
– Phía trước phòng hội nghị hoặc trên sân khấu sẽ có một bàn dành cho các chủ tọa. Chủ tọa sẽ ngồi ở bàn này để chủ trì và điều hành phiên báo cáo khoa học.
– Chủ tọa mời các báo cáo viên trong phiên ngồi ở hàng ghế đầu và sẽ lên bục giảng để trình bày/trả lời các câu hỏi.
Khi chủ tọa cần sự hỗ trợ?
– Trong tất cả các hội trường, sẽ có 2 kỹ thuật viên âm thanh/hình ảnh và một nhân viên lễ tân/trợ giúp do Ban tổ chức hội nghị phân công. Những nhân viên này có thể hỗ trợ và trả lời bất kỳ yêu cầu nào của Chủ tọa.
– Mỗi phiên báo cáo sẽ có 1 đến 2 Thư ký khoa học/lễ tân cũng có thể hỗ trợ khi Chủ tọa yêu cầu.
Phần Hỏi & Đáp sẽ diễn ra như thế nào?
– Các câu hỏi từ khán giả sẽ được thu thập trong suốt phiên báo cáo khoa học bởi thư ký khoa học của phiên và nhân viên lễ tân/trợ giúp hoặc trực tiếp từ khán giả qua micro đặt tại hội trường.
– Phần thảo luận, hỏi – đáp diễn ra vào cuối phiên báo cáo. Tuy nhiên, câu hỏi có thể được tiếp nhận và điều phối trả lời sau mỗi báo cáo nếu Chủ tọa thấy phù hợp và cần thiết.
Lưu ý: Chủ tọa nên kiểm tra lại mọi việc liên quan đến phiên chủ tọa ngay trước hội nghị.
– Tất cả các chủ tọa cần chuẩn bị để điều phối hiệu quả phiên báo cáo khoa học được phân công của mình.
– Chủ tọa cần đảm bảo việc kiểm tra thông tin thường xuyên trong phiên koa học để nhận bất kỳ câu hỏi nào được đặt của đại biểu.
Lưu ý quan trọng: nếu khán giả đặt câu hỏi khi đang ngồi, chủ tọa cần phải nhắc lại câu hỏi đó để mọi người có thể nghe thấy. Chủ tọa/diễn giả phải luôn nói vào micro.
Mọi người thường mong muốn điều gì ở từ Chủ tọa?
– Chủ tọa sẽ chủ trì và điều khiển phiên khoa học. Việc này bao gồm, nhưng không chỉ giới hạn ở, những việc sau:
– Giới thiệu phiên khoa học
– Giới thiệu các báo cáo viên (có thể không cần tiểu sử nếu thời gian có hạn, chỉ cần họ tên và tiêu đề thuyết trình là đủ)
– Đảm bảo phiên khoa học diễn ra đúng giờ và không vượt quá thời gian được phân bổ
– Kết thúc phiên họp và cảm ơn diễn giả/khán giả
Chủ tọa nên thảo luận với đồng chủ tọa về cách chủ tọa đoàn sẽ phân chia vai trò trong phiên khoa học. Ví dụ: một người có thể chọn giới thiêu/kết thúc phiên trong khi người kia có thể chọn hỗ trợ phần Hỏi & Đáp.
Yêu cầu về chương trình
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến chương trình, bài thuyết trình của bạn hoặc toàn bộ hội nghị, vui lòng liên hệ với Ban tổ chức hội nghị CFR 2024.